Von 1333 bis 1802 gehörte die Vogtei zur Ganerbschaft Treffurt. Das heißt, Sachsen, Hessen und das Erzbistum Mainz teilten sich die Herrschaft über die Vogtei. Hessen stieg 1736 aus.
Verwaltungssitz der Ganerbschaft war Treffurt, deshalb auch der Name Ganerbschaft Treffurt. Ganerben sind herrschaftliche Erben, also Staaten, die herrschaftliche Rechte erben.
Die höchsten Vertreter der drei Ganerben waren die Amtmänner:
Der Mainzer Amtmann für die Vogtei war der oberste Mainzer Beamte des Eichsfeldes, quasi der Gouverneur. Er residierte in Heiligenstadt.
Der sächsische Amtmann war Chef des Amtes Langensalza. Er saß in der Dryburg. Das Gebiet des Amtes Langensalza umfasste ungefähr den späteren Kreis Langensalza. 1816 kam das Gebiet zu Preußen.
Der hessische Amtmann residierte in Eschwege. Die Werra war die Grenze zu Thüringen.
Der Mainz Erzbischof blieb immer der Landesherr der Vogtei, also der oberste Herrscher. Hessen und Sachsen teilten sich mit Mainz nur bestimmte Rechte und Einnahmen, nie die eigentliche Herrschaft. Deshalb setzte Mainz in der Vogtei einen Vizedom ein, den gab es nur einmal.
Der Vicedom (Vice-Herr) vertrat den Mainzer Erzbischof als Landesherren. Er war der oberste Beamte in der Vogtei, außer in den Bereichen, die sich Mainz mit Hessen und Sachsen teilte: Gerichtsbarkeit und Kirchenpatronat. Diese Rechte wurden aber ständig verhandelt, getauscht usw.
Jede der drei Herrschaften setze in der Vogtei je einen Vogt ein als Vertreter am Ort. In den Quellen, in Briefen, Urkunden und Erlassen nennen sich die drei Vögte auch Amtmänner. Man muss also genau prüfen, ob die "großen" Amtsmänner gemeint waren oder die "kleinem", also die drei Vögte in der Vogtei.
Ansprechpartner der Vögte in den Dörfern waren die Heimbürgen.
Die Heimbürgen wurden von den Einwohnern der Dörfer gewäht, aber von den Vögten ernannt. Sie dienten den Vögten als Ansprechpartner, als Verbindung zwischen Vögten und Einwohnern der Gemeinde. Die Heimbürgen waren den Vögten rechenschaftspflichtig.
Dann gab es das Amt des Schultheißen. Der hatte mehrere Aufgaben:
Der Schultheiß über alle drei Dörfer wurde vom Erzbistum Mainz eingesetzt, war aber meist ein Zweitjob eines höheren Beamten, der in Erfurt tätig war. Erfurt gehörte damals auch zu Mainz.
Der Schultheiß "hieß die Schuld", er sagte also den Bürgern an, was ihre Pflicht und Schuldigkeit war gegenüber der Herrschaft. Der Schultheiß trieb Steuern und Abgaben ein und sorgte für Recht und Ordnung im Sinne der Herrschaft.
Ein Schultheiß war also quasi Steuereintreiber, Richter und Polizist.
Aus dem Schultheißen des Mittelalters entwickelte sich das Amt des Schulzen oder Bürgermeisters.